Zes handige tips voor het maken van een correcte offerte

Alvorens een offerte op te maken, moet je een duidelijk beeld hebben van de uit te voeren opdracht en de wensen van de klant. Zijn bepaalde zaken nog onduidelijk? Grijp de telefoon en contacteer je klant hierover. Hierdoor laat je zien dat je zijn of haar aanvraag met de nodige toewijding behandelt. Wanneer zou de klant de werken graag uitgevoerd willen zien? Is de prijs een bepalende factor? En ben je zeker dat je contact hebt met de beslissingsnemer die finaal jouw document ondertekent?

In tegenstelling tot een factuur moet je bij het opmaken van een offerte geen rekening houden met wettelijke vereisten. Toch doe je er goed aan om dit document zo volledig mogelijk op te stellen. De volgende elementen mogen zeker niet ontbreken: de gegevens van jouw bedrijf en van de klant, de datum van opmaak van de offerte, een offertenummer, een gedetailleerde omschrijving van de uit te voeren werken of te leveren diensten, een helder prijsvoorstel met uurtarief of totaalprijs (inclusief timing en geldigheidsduur van jouw offerte). Vergeet ook niet om jouw algemene voorwaarden te vermelden.

Deze tip lijkt evident, maar in de praktijk wordt nog al eens gezondigd tegen elementaire taal- en spellingsregels. Soms uit onoplettendheid, vaak door tijdsnood. Met een slordig opgemaakte offerte vol storende taalfouten geef je alleszins geen goede indruk bij jouw (toekomstige) klant. Laat het document daarom altijd nakijken door iemand met oog voor correct taalgebruik. Stem jouw taalgebruik ook af op de klant: een bank of groot verzekeringskantoor vraagt om een meer formele benadering dan bijvoorbeeld een marketingbureau of loodgieter, waar de schrijfstijl gerust wat losser mag zijn.

Bij een professioneel opgemaakte offerte hoort een persoonlijke e-mail of klassieke brief, afgestemd op de situatie van de klant. Deze aanpak heeft heel wat voordelen: je toont de klant dat je bewust tijd vrijmaakt voor zijn of haar aanvraag, je kan de wensen en onderlinge afspraken nogmaals schriftelijk bevestigen én je kan de sterktes van jouw bedrijf extra in de kijker zetten. Met een begeleidende brief trek je twijfelende klanten vaak over de streep.

Van zodra een klant jouw offerte ontvangt, begint hij of zij te rekenen: wat zal de aankoop van een product of dienst in totaal kosten en wat zal deze investering opleveren? Indien je als leverancier de terugverdientijd en ROI al kunt berekenen, dan is het slim om dit in jouw offerte op te nemen. Op die manier laat je zien dat je de kost en opbrengst van jouw product en dienst goed kunt inschatten en bespaar je jouw klant bijkomend rekenwerk. En zo maak je het hem of haar extra makkelijk om een handtekening onder de offerte te zetten!

Uiteraard zijn Word en Excel prima tools om offertes en bijhorende berekeningen te maken. Maar weet dat je heel wat kostbare tijd kunt besparen via speciaal ontwikkelde softwarepakketten. Dergelijk pakket neemt je heel wat werk uit handen, via het centraal aansturen van onder andere klantgegevens, prijslijsten, modelteksten en berekeningsmethodes. Met offertes die steeds online beschikbaar zijn en een geautomatiseerde opvolging van openstaande documenten krijg je bovendien de garantie dat elke gecontacteerde klant goed opgevolgd wordt.