Verblijfskosten in België: fiscaal aftrekbaar bedrag

Als een werknemer kosten voorschiet voor zijn werkgever, zal de fiscus de terugbetaling ervan niet beschouwen als loon. 

De werkgever die een dergelijke terugbetaling doet, moet in staat zijn aan te tonen dat de vergoeding kosten betreft die eigen zijn aan hem, als werkgever, en dat de kosten ook echt werden besteed (de werknemer moet een betalingsbewijs aan de werkgever voorleggen).

Als de werkgever kosten zou ‘terugbetalen’ die helemaal niet gemaakt zijn, of als hij méér zou terugbetalen dan de werkelijke uitgave, dan zal de vergoeding wél beschouwd worden als loon, waarop belastingen verschuldigd zijn. 

Om te vermijden dat de bewijsvoering tot administratieve overlast zou leiden, wordt er zowel op het vlak van de fiscaliteit, als op dat van de sociale zekerheid, gebruik gemaakt van forfaits. Het grote voordeel van een forfait is dat niet meer moet aangetoond worden dat de vergoeding overeenkomt met de uitgave. Er zijn tal van voorbeelden van forfaitaire vergoedingen. Denken we maar aan de vergoedingen voor de carwash, parking en tolgeld, de kantoorkosten thuis, de representatiekosten,… Voor dergelijke vergoedingen worden meestal rulings afgesloten. 

Andere vergoedingen, zoals de verblijfskosten, worden door de fiscus via circulaire gecommuniceerd. Eind mei publiceerde de belastingadministratie in één circulaire de bedragen die gelden voor de periode van 1 februari 2022 tot 30 maart 2022 én voor de periode vanaf 1 april 2022 : 

Van 1 januari 2022 tot en met 30 maart 2022:

• dagelijkse forfaitaire vergoeding (ook bekend als maaltijdkosten) : 18,11 euro/dag;
• maandelijkse forfaitaire vergoeding (maximaal 16 keer) : 18,11 euro/dag; en
• aanvullende dagvergoeding voor huisvesting (hotel): 135,85 euro/nacht.

Vanaf 1 april 2022:

• dagelijkse forfaitaire vergoeding (ook bekend als maaltijdkosten) : 18,47 euro/dag;
• maandelijkse forfaitaire vergoeding (maximaal 16 keer) : 18,47 euro/dag; en
• aanvullende dagvergoeding voor huisvesting (hotel): 138,57 euro/nacht.

Opgelet: de ‘forfaits’ zoals die door de fiscus worden bepaald, staan op zich los van de forfaits die van toepassing zijn inzake sociale zekerheid. De RSZ-administratie beschouwt de vergoedingen voor verblijfskosten niet als loon als ze niet hoger zijn dan:

• 10 euro/dag voor baankosten (wegens het feit dat er geen sanitaire voorzieningen zijn);
• 7 euro/dag voor maaltijden; en 
• 35 euro/dag indien het personeelslid moet overnachten.

Deze bedragen werden al geruime tijd niet meer aangepast. Ze gelden bovendien alleen voor ‘niet-sedentair’ personeel.