Nieuwe forfaitaire bedragen buitenlandse dienstreizen sinds 15 februari 2023

De bedragen van forfaitaire dagvergoedingen die een onderneming mag betalen aan werknemers of bedrijfsleiders die een buitenlandse dienstreis maken, zijn gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad. In principe worden deze bedragen jaarlijks herbekeken, maar toch waren ze al sinds juli 2018 ongewijzigd.

Deze vergoedingen zijn in eerste instantie bedoeld voor de personeelsleden en afgevaardigden van de FOD Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking die zich voor een officiële opdracht naar het buitenland begeven of die in internationale commissies zetelen.

De fiscus aanvaardt dat u deze dagbedragen – die per land vastgesteld worden – belastingvrij kan toekennen aan werknemers en bedrijfsleiders, als een forfaitaire tussenkomst in kosten eigen aan de werkgever (van toepassing in de privésector).

De vastgestelde forfaits dekken de volgende kosten:

• Lunch- en dinerkosten
• Drank- en snackkosten
• Plaatselijke vervoerskosten
• Telefonische communicatiekosten
• Kosten voor andere kleine uitgaven

Wanneer uw onderneming kosten ten laste neemt die ook maaltijden omvatten, moeten de forfaits met de volgende percentages verminderd worden:

• 35% wanneer er kosten worden vergoed voor een middagmaal
• 45% wanneer er kosten worden vergoed voor een avondmaal

Betaalt u als werkgever kleine uitgaven of kosten voor het ontbijt terug? Dan is er – in tegenstelling tot de voorbije jaren – geen pro-rata vermindering van het forfait meer vereist.

Let wel: als de verplaatsingen van de werknemer of bedrijfsleider deel uitmaken van de normale dagelijkse beroepsactiviteit, dan oordeelt de administratie dat deze forfaits niet van toepassing zijn.