Elektronisch factureren: stand van zaken in 5 vragen en antwoorden

Spreken we over elektronisch factureren, of e-invoicing, dan hebben we het niet over facturen die u via e-mail in pdf aan uw klanten bezorgt. Ook al hebben die hun nut bewezen, ze bieden niet alle voordelen van              e-facturen.

Een e-factuur is een factuur in het xml-bestandstype en het gestructureerde UBL-formaat. Dat klinkt technisch, maar het belangrijkste is dat dit type bestanden automatisch door de meeste boekhoudpakketten herkend en verwerkt worden met minimale manuele inbreng. En dat biedt tal van voordelen.

• Facturen maken en versturen gaat razendsnel
• E-facturatie is 75% goedkoper dan factureren op papier
• Elektronische facturen worden sneller betaald
• Menselijke fouten zijn uitgesloten

BONUS: In- en uitgaande facturen worden onmiddellijk na ontvangst of verzending ingeboekt, waardoor uw boekhoudkundige cijfers altijd actueel zijn. Uw boekhouding wordt dus een bruikbaar instrument om de financiële gezondheid van uw onderneming te meten.

EU-wetgeving
De Europese Commissie maakt werk van een wetsvoorstel (ViDA) dat e-invoicing voor b2b-transacties verplicht. De timing ziet er als volgt uit:

Tegen 2024 moeten Europese lidstaten e-invoicing verplichten, zonder toestemming van het Europese parlement. Polen en Italië doen dit vandaag al.

Tegen 2028 moet e-invoicing de norm zijn binnen de EU. Daarnaast zal ook digitale rapportering van transactionele data vereist zijn.

België
De Belgische overheid wil in juli 2024 starten met een gefaseerde uitrol voor de b2b-markt, waarbij ondernemers facturen via e-invoicing zullen moeten kunnen ontvangen. De verwachte impact is groot, want 60% van de facturen in België wordt vandaag verzonden via e-mail. Zo’n 25% van de facturen heeft al een gestructureerd formaat. De Vlaamse overheid speelt hierin een voortrekkersrol en voerde het systeem al in vanaf 2017.