Een digitale administratie: voordelen en aanpak

E-mail, sociale media, brieven, facturen, digitale platformen: de gemiddelde kmo ontvangt dagelijks tonnen data via diverse bronnen en kanalen. Al die gegevens, zowel digitaal als op papier, moeten verzameld, geordend en doorgesluisd worden naar de juiste dienst en de juiste persoon – en dat het liefst zo snel mogelijk.
Wil u dat vlot en efficiënt doen, dan is digitalisering een must.

Bewaart u alle documenten digitaal, op een eigen server of in de cloud? Dan maakt u meteen komaf met de papierberg. Een digitaal archief biedt bovendien tal van andere voordelen:

• Snel doorzoekbaar
  Zoekt u een document? U geeft enkele termen in via de computer en het gevraagde document komt tevoorschijn. Documenten gaan nooit meer verloren. 
• Altijd en overal beschikbaar
  Een digitaal archief kan u zowel met de smartphone, de tablet als de computer raadplegen. Overdag of ’s nachts, thuis of op kantoor: het archief staat altijd voor u klaar.
• Documenten in een handomdraai aanpassen
  U hoeft niets in te scannen en/of te printen, maar wijzigt rechtstreeks in het bronbestand, zo vaak u maar wil. Verschillende versies kunnen rustig naast elkaar blijven bestaan. Online samenwerken aan hetzelfde document is eenvoudig.

De tijd van de fichebakken met daarop gegevens per klant, eventueel gerangschikt volgens omzet, ligt al lang achter ons. Toch is die archaïsche aanpak in veel bedrijven vandaag nog steeds de realiteit. Dit zijn de voordelen van digitaal klantenbeheer:

• Relevante info is voor iedereen beschikbaar
  Een digitaal klantenbestand is voor alle medewerkers online toegankelijk per autorisatieniveau en gemakkelijk doorzoekbaar met de computer, tablet of smartphone. 
• Informatie is altijd up-to-date
  Koppel uw klantenbestand aan uw kassa- of verkoopbeheersysteem zodat belangrijke klantgegevens, zoals verkoophistoriek, automatisch in het klantendossier worden opgenomen.
• Koppel uw crm aan andere processen
  Digitaal klantenbeheer verhoogt de efficiëntie van verschillende bedrijfsprocessen omdat koppelingen met andere afdelingen mogelijk zijn. De opvolging van facturatie en betalingen verloopt daardoor grotendeels automatisch zodat de druk op uw administratie afneemt en uw wanbetalers gemakkelijk identificeert.

Digitale documentverwerking, zoals hierboven beschreven, biedt veel voordelen – ook voor de boekhouding van een bedrijf. U bespaart veel tijd én geld wanneer uitgaande en inkomende facturen automatisch klaargezet worden voor boekhoudkundige verwerking. Daarvoor zijn twee zaken essentieel:

• e-facturatie
  Elektronische facturen in xml- of pdf-formaat zijn automatisch boekbaar in uw boekhoudsoftware. Koppelt u uw administratiesoftware aan uw boekhoudpakket, dan verloopt de opvolging van inkomende en uitgaande facturen zo goed als volledig automatisch.
• elektronische bankafschriften
  CODA-bestanden zijn elektronische bankafschriften die u downloadt via uw financiële instelling of een derde partij. Upload de bestanden vervolgens naar uw boekhoudpakket en de software doet de rest. U krijgt dus steeds een actueel overzicht van alle betaalde en openstaande facturen zonder dat u er extra tijd in moet investeren.