Six conseils pratiques pour établir un devis correct

Avant de faire une offre, vous devez avoir une idée claire de la tâche à accomplir et des exigences du client. Certaines questions ne sont-elles pas encore claires ? Prenez votre téléphone et contactez votre client à ce sujet. Cela montre que vous traitez sa demande avec toute la diligence requise. Quand le client souhaite-t-il voir les travaux réalisés ? Le prix est-il un facteur déterminant ? Et êtes-vous sûr d'être en contact avec le décideur qui signera finalement votre document ?

Contrairement à une facture, vous ne devez pas tenir compte des exigences légales lorsque vous préparez une offre. Néanmoins, vous avez tout intérêt à préparer ce document de la manière la plus complète possible. Les éléments suivants ne doivent absolument pas manquer : les coordonnées de votre entreprise et de votre client, la date à laquelle l'offre a été préparée, un numéro d'offre, une description détaillée du travail à effectuer ou des services à fournir, une proposition de prix claire avec un taux horaire ou un prix total (y compris le calendrier et la période de validité de votre offre). N'oubliez pas non plus d'inclure vos conditions générales.

Ce conseil semble évident, mais dans la pratique, les règles de base de la langue et de l'orthographe sont souvent bafouées. Parfois par inattention, souvent par manque de temps. Avec une citation mal formatée et truffée d'erreurs linguistiques gênantes, vous ne donnez certainement pas une bonne impression à votre (futur) client. C'est pourquoi il convient de toujours faire relire le document par une personne attentive à l'utilisation correcte de la langue. Adaptez également votre langage au client : une banque ou une grande agence d'assurance exige une approche plus formelle qu'une agence de marketing ou un plombier, par exemple, où le style d'écriture peut être plus décontracté.

Un devis établi de manière professionnelle doit être accompagné d'un courrier électronique personnel ou d'une lettre classique adaptée à la situation du client. Cette approche présente de nombreux avantages : vous montrez au client que vous consacrez consciemment du temps à sa demande, vous pouvez confirmer une nouvelle fois par écrit les souhaits et les accords mutuels, et vous pouvez mettre en avant les points forts de votre entreprise. Une lettre de motivation permet souvent de convaincre les clients hésitants.

Dès qu'un client reçoit votre offre, il commence à calculer : quel sera le coût total de l'achat d'un produit ou d'un service et quel sera le rendement de cet investissement ? Si, en tant que fournisseur, vous pouvez déjà calculer le délai de récupération et le retour sur investissement, il est judicieux de l'inclure dans votre offre. Vous montrez ainsi que vous pouvez estimer correctement les coûts et les recettes de votre produit ou service et vous épargnez à votre client un travail de calcul supplémentaire. De cette façon, vous lui facilitez la tâche en lui permettant d'approuver l'offre !

Bien entendu, Word et Excel sont d'excellents outils pour établir des devis et effectuer les calculs correspondants. Mais sachez que vous pouvez gagner un temps précieux grâce à des logiciels spécialement conçus à cet effet. Un tel paquet vous décharge d'une grande partie du travail, grâce au contrôle central des données des clients, des listes de prix, des textes de modèles et des méthodes de calcul, entre autres. Avec des offres toujours disponibles en ligne et un suivi automatisé des documents ouverts, vous avez également la garantie que chaque client contacté fait l'objet d'un suivi adéquat.