Un défraiement général pour le chef d’entreprise: les règles en bref

Les règles fiscales applicables au défraiement général sont les mêmes que celles qui s’appliquent aux défraiements spécifiques. En principe, ces indemnités correspondent à des remboursements forfaitaires de frais propres à votre société et sont donc exonérées d’impôt. Pour votre société, elles sont déductibles, sauf en cas de frais non déductibles ou partiellement déductibles tels que les frais de restaurant ou de carburant et à condition que leur montant figure sur votre fiche 281.20.

Légalement, le montant des dépenses non justifiées peut être déterminé de manière forfaitaire, mais il vous faut l’accord du fisc dans ce cas. Vous pouvez demander un ruling préalable au Service des décisions anticipées (SDA), bien que ce ne soit pas obligatoire. Un ruling positif est valable pendant cinq ans et sa validité peut être prolongée si vous le souhaitez.

Il est possible de porter le défraiement général au compte de plusieurs sociétés que vous gérez comme dirigeant, mais bien entendu, vous ne pouvez pas prendre en compte les mêmes frais pour chacune de vos sociétés.

Dans la pratique, vous pouvez vous faire rembourser, avec un défraiement général, tous types de frais que vous engagez pour votre société et qui n’ont pas été remboursés sur la base de justificatifs ou par une indemnité spécifique. Les frais de bureau, de communication, de restaurant ou de représentation sont des frais très courants dans le cadre de ce régime.

Une indemnité de télétravail spécifique comme celle accordée aux travailleurs est exclue pour un dirigeant d’entreprise. Toutefois, vous pouvez vous faire rembourser les frais liés à un espace de travail à domicile par un défraiement général. Le fisc accepte notamment le remboursement forfaitaire de l’aménagement, de l’entretien et de l’usage d’un bureau, et des frais de chauffage, d’électricité, d’eau et d’assurances.

Quant aux frais de voiture secondaires – c’est-à-dire les frais non couverts par une indemnité kilométrique –, il s’agit par exemple des frais de tickets de stationnement, de car-wash, de taxi et de péage. Il est bon de savoir que ce remboursement s’applique aussi aux frais exposés à titre privé pour une voiture de votre société.