L’indemnité kilométrique forfaitaire du 1er juillet 2022 au 30 juin 2023

Si, en tant qu’employeur, vous demandez à votre travailleur d’effectuer un déplacement professionnel avec son propre véhicule, il est logique que vous lui payiez une indemnité pour les frais supportés. Strictement parlant, le travailleur doit prouver ces frais. Mais pour des raisons pratiques, l’Administration fiscale accepte que vous les remboursiez sur une base forfaitaire.

L’indemnité ne peut dépasser un certain montant, égal à l’indemnité kilométrique forfaitaire que reçoivent les fonctionnaires fédéraux pour l’utilisation de leur véhicule à moteur personnel pour les besoins du service.

Pour la période du 1er juillet 2022 au 30 juin 2023, ce montant maximal s’élève à 0,417 euro/km. L’année précédente, il était fixé à 0,3707 euro/km.

Mais ce n’est pas tout : afin de compenser quelque peu la forte hausse des prix des carburants au premier trimestre de 2022, le ministre a décidé d’appliquer, pour la période de mars 2022 à juin 2022, une augmentation rétroactive unique de l’indemnité kilométrique qui passe ainsi à 0,402 euro/km.

Attention : les déplacements qu’un travailleur effectue entre son domicile et son lieu de travail fixe ne sont pas des déplacements pour le compte de l’employeur ! Ces déplacements n’entrent donc pas en considération et si, en tant qu’employeur, vous payez une indemnité pour ces déplacements, cette partie de l’indemnité sera en principe considérée comme de la rémunération (même si différentes exonérations sont possibles).

En ce qui concerne les déplacements effectués pour le compte de l’employeur, le fisc accepte que l’indemnité soit fixée forfaitairement aussi longtemps que la distance totale parcourue reste inférieure à 24 000 kilomètres. Au-delà de 24 000 kilomètres, le fisc n’acceptera plus le calcul forfaitaire et vous devrez donc produire des justificatifs.

Par ailleurs, le montant de 0,4170 euro par kilomètre n’est qu’un forfait. Si le travailleur peut prouver des frais plus élevés, vous pouvez lui payer une indemnité plus élevée, toujours pour autant que les preuves nécessaires soient produites.

À noter que cette réglementation s’applique également en matière d’ONSS. En principe, toutes les indemnités que vous payez au travailleur sont considérées comme de la rémunération, mais les dépenses qui sont propres à l’employeur sont exclues de la rémunération, et pour les frais de déplacement, vous pouvez utiliser le même forfait que celui utilisé par le fisc.

Jusqu’à l’exercice d’imposition 2020, les frais de carburant d’une part et tous les autres frais de voiture d’autre part étaient traités différemment à l’impôt des sociétés. Pour le calcul de la déduction de frais, l’indemnité forfaitaire était dès lors ventilée en une partie pour le carburant et une partie pour les autres frais (comme les amortissements et les frais d’entretien du véhicule).

Toutefois, suite à une modification radicale de la déductibilité des frais de voiture au 1er janvier 2020 (exercice d’imposition 2021), cette ventilation n’est plus nécessaire. Depuis l’exercice d’imposition 2021, tous les frais de voiture sont en effet déductibles sur la base de la formule suivante :
120 % - (0,5 x coefficient x émission de CO2 (en g/km))

Le coefficient s’élève à :

• « 1 » pour les voitures diesel ;
• « 0,90 » pour les voitures (de moins de 12 chevaux fiscaux) roulant au gaz naturel ; et
• qq« 0,95 » pour les voitures équipées d’un autre moteur (essence, électrique, LPG…).

La déduction calculée via cette formule ne peut être supérieure à 100 % ni inférieure à 50 % (ou 40 % si la voiture émet plus de 200 g de CO2/km).
La distinction entre les frais de carburant et les autres frais n’est dès lors plus pertinente.

Indépendamment de ce qui précède, l’indemnité kilométrique prévue pour les fonctionnaires fédéraux est aussi utilisée pour un autre calcul forfaitaire. À savoir pour les indemnités octroyées aux volontaires.

Le statut de volontaire ne permet pas que les prestations fournies soient rémunérées. Seule une indemnité de défraiement est autorisée. À côté des maxima mensuel et annuel généraux, un maximum distinct s’applique pour les indemnités de déplacement. La limite est fixée à 2 000 kilomètres par an et par volontaire (il n’y a pas de limite pour les volontaires dont l’activité consiste à transporter régulièrement des personnes). Ici non plus, l’indemnité ne peut dépasser l’indemnité kilométrique prévue pour les fonctionnaires fédéraux.

Le ministre a annoncé récemment la fin de l’adaptation annuelle de l’indemnité kilométrique. L’indexation sera dorénavant trimestrielle. L’initiative est louable puisque de cette manière, l’indemnité forfaitaire sera plus proche du coût réel.

D’un autre côté, c’est une lame à double tranchant. Si après un certain temps, les prix des carburants se normalisent, l’indemnité diminuera aussi plus rapidement.

MDe plus, cela signifie que le secrétariat social devra adapter les chiffres chaque trimestre : le travailleur saura de moins en moins ce qu’il percevra à la fin du mois, et l’employeur sera de moins un moins certain du coût réel de son personnel.
Chaque médaille a son revers...