Digitalisation : avantages et marches à suivre

À l’heure actuelle, une PME moyenne reçoit chaque jour des tonnes de données en provenance de divers canaux et sources, qu’il s’agisse d’e-mails, de réseaux sociaux, de courriers, de factures ou de plateformes numériques. Toutes ces données, qu’elles soient numériques ou sur papier, doivent être collectées, triées, transférées au bon service et à la bonne personne, et de préférence dans les meilleurs délais.
Si vous souhaitez que ce processus soit fluide et efficace, la numérisation s’impose.

Vous conservez tous les documents au format numérique, sur votre propre serveur ou dans le cloud ? Vous pouvez ainsi en finir sans attendre avec toute la paperasse. Une archive numérique présente en outre toute une série d’autres avantages :

• Consultable rapidement
  Vous cherchez un document ? Saisissez quelques termes sur votre ordinateur et le document demandé s’affiche. Vous ne perdrez plus jamais des documents. 
• Disponible à tout moment et partout
  Vous pouvez consulter une archive numérique sur votre smartphone, tablette ou ordinateur. De jour, de nuit, à la maison ou au bureau : les archives sont toujours disponibles.
• Adaptation rapide de documents
  Vous ne devez plus rien scanner ou imprimer, il vous suffit d’effectuer les modifications directement dans le fichier source, aussi souvent que vous le voulez. Différentes versions peuvent sans problème coexister. Collaborer en ligne sur le même document est un jeu d’enfant.

L’époque des bacs à fiches reprenant les données des clients, éventuellement classées en fonction du chiffre d’affaires, est bel et bien révolue. Pourtant, dans de nombreuses entreprises, cette approche archaïque a toujours cours. Voici les avantages d’une gestion de clientèle numérique :

• Les informations pertinentes sont accessibles à tous
  Un fichier client numérique est accessible à tous les collaborateurs selon le niveau d’autorisation et peut être consulté sur l’ordinateur, la tablette ou le smartphone.
• Les informations sont toujours à jour
  Liez votre fichier client à votre système de gestion de caisse ou des ventes pour y intégrer automatiquement des données client essentielles comme l’historique de vente dans son dossier.
• Reliez votre CRM à d’autres processus
  ​​​​​​​Gérer la clientèle de manière numérique améliore l’efficacité de divers processus opérationnels, car elle permet de créer des liaisons avec d’autres départements. Ainsi, le suivi de la facturation et des paiements est largement automatisé, ce qui allège la pression qui pèse sur votre gestion des tâches administratives et permet une identification aisée de vos mauvais payeurs.

Les avantages du traitement numérique de documents, tel que décrit ci-dessus, sont nombreux, également pour la comptabilité d’une entreprise. En effet, la préparation automatique des factures d’entrée et de sortie pour le traitement comptable vous permet de gagner beaucoup de temps et d’argent. Deux aspects sont essentiels à cet égard :

• Facturation électronique
  Les factures électroniques au format XML ou PDF peuvent être enregistrées automatiquement dans votre logiciel de comptabilité. Reliez votre logiciel de gestion (ERP) à votre logiciel comptable et le suivi des factures d’entrée ou de sortie sera quasi entièrement automatisé.
• Relevés bancaires électroniques
  Les fichiers CODA sont des relevés bancaires électroniques que vous téléchargez via votre organisme financier ou un tiers. Importez ensuite les fichiers dans votre logiciel comptable et il fera le reste. Vous avez donc toujours un aperçu actualisé de toutes les factures payées et ouvertes, sans devoir investir de temps supplémentaire.